Syfte och bakgrund

NanoClean AB är engagerat i att upprätthålla högsta standarder för etik, transparens och ansvar. Vi uppmuntrar medarbetare, leverantörer, kunder och andra intressenter att rapportera misstankar om olaglig verksamhet, oegentligheter eller oetiskt beteende. Denna policy beskriver hur rapportering, utredning och uppföljning sker samt hur visselblåsare skyddas.

Tillämpningsområde

Policyn gäller alla som är associerade med NanoClean AB, inklusive:

• Anställda

• Konsulter och entreprenörer

• Tillfälliga arbetstagare

• Leverantörer

• Kunder och andra samarbetspartners

Rapporteringsförfarande

Konfidentiella rapporteringskanaler

NanoClean tillhandahåller kanaler där visselblåsare kan rapportera bekymmer konfidentiellt:

• Intern rapportering – i första hand uppmanas visselblåsare att vända sig till sin närmaste chef eller HR. Ärendet hanteras därefter av oberoende part för att säkerställa konfidentialitet.

• Extern rapportering – om visselblåsaren inte känner sig trygg med intern rapportering, eller om ärendet inte hanteras korrekt, kan rapportering ske till behöriga myndigheter eller tillsynsorgan enligt gällande lagstiftning.

Rapportinnehåll

Rapporter bör, så långt det är möjligt, innehålla:

• Relevanta detaljer (namn, datum, plats, händelse)

• Eventuella bevis eller stödjande information

Skydd för visselblåsare

Konfidentialitet

NanoClean gör allt för att skydda visselblåsarens identitet. Uppgifter delas endast vid behov under utredning eller när lagstiftning kräver det.

Förbud mot repressalier

Ingen visselblåsare som rapporterar i god tro får utsättas för repressalier. Detta inkluderar uppsägning, degradering, trakasserier eller andra negativa konsekvenser. Brott mot detta leder till disciplinära åtgärder.

Utredning och uppföljning

Visselblåsarombud (VBO)

NanoClean utser ett visselblåsarombud (VBO) som ansvarar för att:

• Skydda visselblåsaren

• Säkerställa en opartisk utredning

• Hålla berörda parter informerade om ärendets status

Utredningsprocess

När en rapport inkommit inleds en objektiv och grundlig utredning. Detta kan innefatta:

• Intervjuer

• Dokument- och registergranskning

• Insamling av ytterligare information

Visselblåsaren hålls informerad i den mån det är möjligt.

Åtgärder

Om utredningen styrker misstankarna vidtas lämpliga åtgärder, såsom:

• Disciplinära åtgärder

• Revidering av interna policys

• Utbildningsinsatser

• Andra korrigerande åtgärder

Dokumentation och arkivering

Samtliga rapporter, utredningar och åtgärder dokumenteras och lagras säkert i enlighet med gällande lagar och regler.

Policyöversyn

Visselblåsarpolicyn ses över regelbundet för att säkerställa att den är effektiv och i linje med aktuell lagstiftning. Eventuella ändringar kommuniceras till medarbetare och intressenter.

Avslutning

NanoClean vill främja en kultur där alla känner sig trygga att rapportera misstänkta missförhållanden. Visselblåsarpolicyn är en central del av vårt åtagande för etik, transparens och hållbart företagande.